스프레드시트 함수, 어디서부터 시작해야 할까
엑셀이나 구글 스프레드시트를 열면 수백 개의 함수가 나온다. 처음 접하면 압도당하기 쉽다. 그런데 실제로 업무에서 자주 쓰는 함수는 생각보다 한정적이다. 핵심 함수 10~15개만 익혀도 대부분의 데이터 정리, 집계, 검색 작업을 처리할 수 있다.
구글 스프레드시트 함수는 마이크로소프트 엑셀과 문법이 거의 같다. 엑셀에서 쓰던 함수 대부분이 그대로 동작하고, 구글 스프레드시트만의 고유 함수도 몇 가지 있다. 이 글에서는 실무에서 활용 빈도가 높은 함수를 카테고리별로 정리하고, 각각 어떤 상황에서 쓰면 좋은지 짧게 설명한다.
기본 중의 기본 – 집계 함수
가장 먼저 익혀야 할 그룹이다. 데이터를 모아서 합치거나, 세거나, 평균을 내는 함수들이다.
- SUM – 숫자의 합계.
=SUM(A1:A100)처럼 범위를 지정하면 된다. 가장 기초적이면서도 가장 많이 쓴다. - AVERAGE – 평균값. 빈 셀은 자동으로 제외된다.
- COUNT / COUNTA – COUNT는 숫자가 들어 있는 셀의 개수, COUNTA는 비어 있지 않은 셀의 개수를 센다. 텍스트 포함 여부에 따라 골라 쓰면 된다.
- MAX / MIN – 범위 내 최댓값과 최솟값. 매출 데이터에서 최고·최저를 빠르게 뽑을 때 유용하다.
이 다섯 가지(엄밀히는 여섯 개)만 알아도 기본 보고서 수준의 데이터 요약은 가능하다.
조건부 처리 – IF 계열 함수
데이터를 다루다 보면 “이 조건에 해당하면 A, 아니면 B”라는 분기가 필요하다. 이때 IF 계열이 등장한다.
IF
가장 기본적인 조건 함수다. =IF(A1>=90, "합격", "불합격")처럼 조건, 참일 때 값, 거짓일 때 값을 순서대로 넣는다. IF 안에 IF를 중첩할 수도 있지만, 3단계 이상 중첩하면 수식이 읽기 어려워진다. 그럴 때는 IFS 함수를 쓰는 게 낫다.
IFS
여러 조건을 순서대로 나열할 수 있다. =IFS(A1>=90, "A", A1>=80, "B", A1>=70, "C", TRUE, "F") 형태로 쓰면 중첩 IF보다 훨씬 깔끔하다. 마지막에 TRUE를 넣으면 어떤 조건에도 해당하지 않을 때의 기본값 역할을 한다.
SUMIF / COUNTIF
집계 함수와 조건을 결합한 것이다. 특정 조건에 맞는 데이터만 골라서 합산하거나 개수를 세준다. 예를 들어 부서별 매출 합계, 특정 상태의 건수 등을 구할 때 쓴다. 조건이 두 개 이상이면 SUMIFS, COUNTIFS를 사용하면 된다.
데이터 검색의 핵심 – VLOOKUP과 대안들
다른 시트나 다른 표에서 값을 찾아와야 하는 경우가 잦다. 이 상황에서 가장 많이 언급되는 함수가 VLOOKUP이다.
| 함수 | 특징 | 사용 상황 |
|---|---|---|
| VLOOKUP | 왼쪽 열에서 검색, 오른쪽으로 값 반환 | 단순한 1:1 매칭, 빠르게 쓰고 싶을 때 |
| HLOOKUP | 위쪽 행에서 검색, 아래로 값 반환 | 데이터가 가로로 나열된 구조일 때 |
| INDEX + MATCH | 검색 방향 제한 없음, 유연함 | 왼쪽 방향 검색이 필요하거나 복잡한 참조 |
| XLOOKUP | VLOOKUP의 상위 호환 (구글 스프레드시트 지원) | 검색 방향 자유, 기본값 설정 가능 |
VLOOKUP은 직관적이지만 한 가지 제약이 있다. 검색 열이 반드시 범위의 가장 왼쪽이어야 한다는 점이다. 이 제약이 불편하면 INDEX와 MATCH를 조합하거나, XLOOKUP을 쓰면 된다. 구글 스프레드시트에서도 XLOOKUP을 지원하므로, 새로 배운다면 XLOOKUP부터 시작하는 것도 방법이다.
VLOOKUP을 쓸 때 네 번째 인수(정확 일치 여부)를 빠뜨리는 실수가 흔하다. 정확한 값을 찾고 싶으면 반드시 FALSE 또는 0을 넣어야 한다. 이걸 빠뜨리면 근사값으로 매칭되어 엉뚱한 결과가 나올 수 있다.
텍스트와 날짜를 다루는 함수
숫자만큼 자주 다루는 게 텍스트와 날짜다. 이 영역에서 알아두면 편한 함수 몇 가지를 정리한다.
텍스트 관련
- LEFT / RIGHT / MID – 문자열에서 일부분을 잘라낸다. 주민번호 앞자리만 추출하거나, 코드 뒷부분만 떼어낼 때 쓴다.
- LEN – 문자열 길이를 반환한다. 데이터 정합성 체크에 유용하다.
- TRIM – 앞뒤 공백을 제거한다. 복붙한 데이터에서 의도치 않은 공백이 섞여 있을 때 자주 쓰게 된다.
- CONCATENATE 또는 & 연산자 – 여러 셀의 텍스트를 하나로 합친다. 이름과 부서를 합쳐서 표시하는 식이다.
날짜 관련
- TODAY / NOW – 오늘 날짜, 현재 날짜+시간을 반환한다. 시트를 열 때마다 자동 갱신되므로 마감일 카운트다운 등에 활용하기 좋다.
- DATEDIF – 두 날짜 사이의 차이를 연, 월, 일 단위로 계산한다. 근속연수나 경과일 계산에 딱이다. 다만 자동완성 목록에 잘 뜨지 않아서 존재 자체를 모르는 사람이 많다.
- YEAR / MONTH / DAY – 날짜에서 연도, 월, 일만 따로 뽑아낸다.
구글 스프레드시트만의 유용한 함수
엑셀에는 없거나, 있어도 구현 방식이 다른 구글 스프레드시트 고유 함수도 있다.
ARRAYFORMULA – 하나의 수식으로 여러 행에 걸쳐 결과를 자동으로 채워준다. 일반적으로 수식을 각 행마다 복사해야 하는데, ARRAYFORMULA를 쓰면 한 셀에 수식 하나만 넣으면 된다. 데이터가 계속 추가되는 시트에서 특히 강력하다.
IMPORTRANGE – 다른 구글 스프레드시트 파일에서 데이터를 가져온다. 팀 간 데이터 공유나 마스터 시트를 만들 때 자주 활용된다. 처음 사용할 때 권한 승인 팝업이 뜨니 당황하지 않아도 된다.
QUERY – SQL(데이터베이스 질의 언어)과 비슷한 문법으로 데이터를 필터링하고 집계할 수 있다. 피벗 테이블을 만들기 번거로울 때 QUERY 함수 하나로 해결되는 경우가 꽤 있다. 다만 문법이 다소 독특하므로 처음에는 간단한 SELECT, WHERE 절부터 익히는 게 좋다.
GOOGLE FINANCE, GOOGLETRANSLATE 같은 함수도 있지만 이쪽은 활용 범위가 제한적이라 필요할 때 검색해서 쓰는 정도면 충분하다.
자주 하는 질문 (FAQ)
Q: 구글 스프레드시트 함수와 엑셀 함수는 얼마나 호환되나요?
A: 대부분의 기본 함수는 동일하게 동작한다. 다만 VBA 매크로는 호환되지 않고, 일부 고급 함수(예: 엑셀의 LAMBDA)의 지원 시점이 다를 수 있으니 공식 도움말에서 확인하는 게 정확하다.
Q: VLOOKUP과 XLOOKUP 중 어떤 걸 배워야 하나요?
A: 둘 다 알면 좋지만 하나만 고른다면 XLOOKUP 쪽이 유연하다. 기존에 VLOOKUP으로 만들어진 시트를 관리할 일도 많으므로 VLOOKUP 문법을 읽을 줄은 알아야 한다.
Q: ARRAYFORMULA가 갑자기 안 되는 경우는 왜 그런가요?
A: 결과가 출력될 영역에 다른 데이터가 이미 있으면 에러가 난다. 출력 범위를 비워주면 대부분 해결된다.
Q: 함수를 외워야 하나요?
A: 외울 필요 없다. 자주 쓰는 건 자연스럽게 익히게 되고, 나머지는 검색하면 된다. 중요한 건 ‘이런 상황에 이런 함수가 있다’는 걸 아는 것이다.
Q: 함수 대신 피벗 테이블을 쓰는 게 낫지 않나요?
A: 데이터를 다양한 각도로 집계할 때는 피벗 테이블이 더 편하다. 하지만 특정 셀에 값을 바로 가져와야 하거나, 자동화된 보고서 템플릿을 만들 때는 함수가 적합하다. 상황에 따라 섞어 쓰는 게 현실적이다.
이 글은 일반적인 정보 제공 목적이며, 실제 제품의 사양·가격·기능은 시점에 따라 달라질 수 있습니다. 구매 결정 전 공식 정보를 확인하시기 바랍니다.
※ 작성일: 2026년 05월 08일 기준