구글 스프레드시트를 열고 나서 막막했던 경험, 한 번쯤은 있을 거다. 엑셀과 비슷하다고는 하는데, 막상 함수를 쓰려면 이름도 헷갈리고 괄호 안에 뭘 넣어야 하는지도 애매하다. 특히 업무에서 급하게 데이터를 정리해야 할 때, 자주 쓰는 함수 몇 가지만 확실히 알아두면 작업 속도가 확 달라진다.
구글 스프레드시트 함수는 셀에 입력하는 수식으로, 데이터를 자동 계산하거나 조건에 따라 값을 분류하는 등 반복 작업을 줄여주는 도구다. 이 글에서는 실무에서 가장 많이 쓰이는 함수들을 카테고리별로 나눠서 정리한다.
기본 중의 기본 – 계산 함수
가장 먼저 익혀야 할 건 역시 숫자 계산 관련 함수다. 복잡한 것 없이 더하고, 평균 내고, 세는 것부터 시작하면 된다.
- SUM – 지정한 범위의 숫자를 모두 더한다. =SUM(A1:A10) 형태로 쓴다.
- AVERAGE – 평균값을 구한다. 빈 셀은 자동으로 제외된다.
- COUNT – 숫자가 들어 있는 셀의 개수를 센다. 텍스트는 세지 않는다.
- COUNTA – 숫자든 텍스트든 비어 있지 않은 셀의 개수를 센다. COUNT와 헷갈리기 쉬운데, A가 붙으면 “All”이라고 기억하면 편하다.
- MAX / MIN – 범위 안에서 가장 큰 값, 가장 작은 값을 각각 반환한다.
이 정도면 매출 합계, 평균 단가, 데이터 건수 파악 같은 기초 작업은 충분히 처리할 수 있다.
조건부 함수 – IF, SUMIF, COUNTIF는 어떻게 다를까
단순 합계나 평균만으로는 부족할 때가 많다. “서울 지역 매출만 합산하고 싶다”거나 “80점 이상인 사람만 세고 싶다”처럼, 조건을 붙여야 하는 상황이 실무에서는 더 자주 생긴다.
| 함수 | 기능 | 사용 예시 |
|---|---|---|
| IF | 조건에 따라 다른 값을 반환 | =IF(A1>=60, ‘합격’, ‘불합격’) |
| SUMIF | 조건에 맞는 셀만 합산 | =SUMIF(B:B, ‘서울’, C:C) |
| SUMIFS | 여러 조건에 맞는 셀 합산 | =SUMIFS(C:C, B:B, ‘서울’, D:D, ‘>=1000’) |
| COUNTIF | 조건에 맞는 셀 개수 | =COUNTIF(A:A, ‘완료’) |
| COUNTIFS | 여러 조건에 맞는 셀 개수 | =COUNTIFS(A:A, ‘완료’, B:B, ‘서울’) |
IF 함수는 중첩해서 쓸 수도 있지만, 조건이 3개 이상 넘어가면 가독성이 급격히 떨어진다. 그럴 때는 IFS 함수를 쓰는 게 낫다. =IFS(A1>=90, ‘A’, A1>=80, ‘B’, A1>=70, ‘C’, TRUE, ‘D’) 이런 식으로 조건을 순서대로 나열할 수 있다.
데이터 찾기 – VLOOKUP과 INDEX+MATCH
스프레드시트를 쓰다 보면 “이 코드에 해당하는 제품명이 뭐지?” 같은 질문이 반복된다. 다른 시트나 다른 표에서 값을 끌어와야 할 때 가장 많이 쓰는 게 VLOOKUP이다.
=VLOOKUP(검색값, 범위, 열번호, FALSE)
마지막 인수에 FALSE를 넣으면 정확히 일치하는 값만 찾는다. TRUE로 두면 근사치를 찾는데, 실무에서는 거의 FALSE를 쓴다고 보면 된다. 주의할 점이 하나 있다. VLOOKUP은 검색 기준 열이 반드시 범위의 맨 왼쪽에 있어야 한다. 기준 열이 오른쪽에 있으면 작동하지 않는다.
이 제약이 불편하다면 INDEX와 MATCH를 조합해서 쓸 수 있다.
=INDEX(결과범위, MATCH(검색값, 검색범위, 0))
MATCH가 위치를 찾고, INDEX가 그 위치의 값을 반환하는 구조다. 열 순서에 구애받지 않아서 유연하다. 처음엔 복잡해 보이지만, 한두 번 써보면 오히려 VLOOKUP보다 편하다는 사람도 많다.
텍스트 처리 함수 – 의외로 자주 쓰인다
숫자만 다루는 게 스프레드시트의 전부는 아니다. 이름에서 성만 추출하거나, 코드 앞 세 자리만 잘라내거나, 띄어쓰기를 정리하는 작업도 꽤 자주 발생한다.
- LEFT / RIGHT / MID – 텍스트의 왼쪽, 오른쪽, 중간에서 지정한 글자 수만큼 추출한다. 예를 들어 =LEFT(A1, 3)이면 앞 3글자를 가져온다.
- LEN – 텍스트의 글자 수를 센다. 데이터 검증할 때 유용하다.
- TRIM – 앞뒤 공백과 중간의 불필요한 연속 공백을 제거한다. 외부 데이터를 붙여넣었을 때 눈에 안 보이는 공백 때문에 VLOOKUP이 실패하는 경우가 있는데, 이때 TRIM을 먼저 적용하면 해결되는 경우가 많다.
- SUBSTITUTE – 특정 텍스트를 다른 텍스트로 바꾼다. =SUBSTITUTE(A1, ‘-‘, ”)처럼 하이픈을 제거하는 식으로 쓸 수 있다.
- CONCATENATE 또는 & 연산자 – 여러 셀의 텍스트를 합친다. 요즘은 더 유연한 TEXTJOIN 함수도 있다.
날짜와 시간 함수 – 놓치기 쉬운 부분
날짜 데이터를 다룰 때 실수가 잦다. 겉보기엔 날짜처럼 보이지만 실제로는 텍스트로 저장되어 있어서 계산이 안 되는 경우도 흔하다.
=TODAY()는 오늘 날짜를 자동 반환한다. 인수가 필요 없고, 파일을 열 때마다 갱신된다. =NOW()는 현재 날짜와 시간까지 포함한다.
두 날짜 사이의 차이를 구할 때는 =DATEDIF(시작일, 종료일, “D”)를 쓴다. 마지막 인수를 “M”으로 바꾸면 개월 수, “Y”로 바꾸면 연 수를 구할 수 있다. 이 함수는 구글 스프레드시트에서 자동완성 목록에 뜨지 않는 경우가 있는데, 직접 입력하면 정상 작동한다.
YEAR, MONTH, DAY 함수를 쓰면 날짜에서 연도, 월, 일을 각각 분리해서 뽑아낼 수도 있다.
실수하기 쉬운 점과 팁
함수를 쓸 때 흔히 하는 실수 몇 가지를 짚어보자.
첫째, 범위 지정 실수다. A1:A10이라고 써야 할 걸 A1:B10으로 쓰면 엉뚱한 결과가 나온다. 특히 SUMIF 계열에서 조건 범위와 합산 범위의 행 수가 다르면 에러가 발생한다.
둘째, 절대참조와 상대참조다. 수식을 복사할 때 셀 주소가 자동으로 바뀌는 게 상대참조이고, $A$1처럼 $를 붙이면 고정되는 게 절대참조(셀 주소를 고정하는 기능)다. VLOOKUP의 범위를 절대참조로 잠그지 않으면 수식을 아래로 드래그했을 때 범위가 밀려서 오류가 난다.
셋째, 에러 표시를 두려워하지 말 것. #N/A, #REF!, #VALUE! 같은 에러는 문제가 뭔지 알려주는 단서다. IFERROR 함수로 감싸면 에러 대신 원하는 값을 표시할 수 있다. =IFERROR(VLOOKUP(…), ‘해당없음’) 이런 식이다.
이 글은 일반적인 정보 제공 목적이며, 실제 제품의 사양·가격·기능은 시점에 따라 달라질 수 있습니다. 구매 결정 전 공식 정보를 확인하시기 바랍니다.
※ 작성일: 2026년 06월 15일 기준